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Como conduzir uma reunião


Publicado em 10.07.2012
A proposta inicial de uma reunião para o líder é sempre manter-se atualizado sobre o andamento dos trabalhos, avaliando os acontecimentos, os pontos positivos e os negativos. As reuniões devem ser encontros regulares, não distantes um dos outros. A reunião deve sempre ser organizada com antecedência e pautada de forma clara com cópia para todos, transmitindo transparência e confiança.

O líder que conduz a reunião deve, ao iniciar o encontro, expor claramente o objetivo que os levam a estar ali. Para que se obtenha uma boa credibilidade, o líder deve ser sempre pontual ao iniciar a reunião, desenvolvendo-a com coerência, competência, humildade, responsabilidade fazendo com que a pauta seja totalmente cumprida dentro do horário estipulado.

Uma reunião mal planejada é resultado de uma reunião improdutiva e fracassada, para os demais, uma grande perda de tempo. Para não correr este risco existem diversas técnicas para melhorar a produtividade e efetividade das reuniões. São meios dos quais fará com que a reunião tenha um objetivo claro com começo, meio e fim.

Deve-se ressaltar que reuniões não são feitas para bate-papo ou troca de experiências sobre assuntos diversos, isso faz perder o foco e o tempo.

Técnicas de condução de uma reunião 

Portanto, como foi dito, as técnicas para um melhor desempenho na condução de uma reunião são:

- Comece a reunião distribuindo uma cópia da pauta. Essa pauta deve ser objetiva, de forma clara e já com os tópicos que serão discutidos.  (Faça download de um exemplo de pauta em nossa seção de downloads)

- Peça que o secretário (a) fique atento a tudo e registre todos os atos da reunião, para que no final, leia toda a ata para a possível aprovação. (Dica: Atas de reuniões são registros importantes, se transformando em documento valoroso)

- Comece com os comunicados.

- Passe para os assuntos, um de cada vez, expondo os motivos e as causas.

- Evite inicialmente expressar suas idéias pessoais, porém venha preparado com uma possível solução. Deixe que o grupo entenda o assunto e exponham suas opiniões, isso o ajudará a chegar a um acordo. Lembre-se da importância de ouvir, "o sábio sempre pensa antes de agir". (Dica: Caso não concorde com alguma colocação, pergunte a pessoa por quê pensa de tal maneira.)

- Após o problema ser esclarecido e o assunto for discutido, peça soluções, escute cada um, faça um resumo e dê um resultado, caso não haja acordo proponha uma votação. (Dica: Olhe para a melhor solução e se estiver em acordo demonstre que a proposta é coerente.)

- Jamais tome totalmente a solução do problema para si, ou seja, nunca se disponha para resolver sozinho, existe um motivo para o grupo estar ali, então, nomeie sempre uma comissão para que esteja contigo.

- No decorrer da reunião estipule um tempo para cada assunto, caso não chegue a uma solução, deixe para a próxima reunião.

- Mantenha sempre a reunião alinhada, ativa, não desvie jamais do tema. Faça com que cada exposição seja breve e de forma clara. (Dica: Se o foco da reunião mudar com discursos desnecessários, dirija-se a todos e diga: - "O assunto que estamos discutindo é esse... portanto, não vamos desviar do tema".)

- Fique bastante atento e veja se todos do grupo estão tendo sua participação no assunto, é muito importante para o líder obter um feedback geral. (Dica: Seja observador e atento aos mais tímidos, facilite a participação de todos, motivando-os a se expressarem e darem suas respectivas opiniões.)

- Esteja atento ao relógio, reserve "20 minutos" finais para dar um parecer geral da reunião, como; a leitura da ata pelo secretário (para aprovação ou não) as considerações finais e uma nova data para a próxima reunião. ( Dica: Inicie sempre a reunião com uma oração e termine-a orando por motivos especiais de cada um.)

Para obter os melhores resultados

Aprenda mais sobre habilidades e competências para um melhor gerenciamento. Saiba como incentivar da melhor forma seu grupo, procure um relacionamento genuíno com todos.

O feedback é muito importante para conquistar um melhor desempenho, proporcionando um retorno das informações e levando-o a uma autoanálise dos resultados.

É necessário que em todas as reuniões seja estabelecida uma relação de confiança e segurança. Os bons resultados sempre vêm de acordo com a forma que o líder gerencia a reunião, valorize seus liderados, não duvide de suas competências, nem queira resolver tudo do "seu" jeito, pois se estão ali é porque tem competência, valores, experiências e opiniões.

Tenha sempre o controle da reunião em suas mãos, mostre que todos nós temos personalidades distintas, e por isso, todas as opiniões devem ser ouvidas e respeitadas. Caso o clima comece a "ficar pesado" e os membros saiam do controle, pare imediatamente a reunião, demonstre que estão se excedendo e se continuar, finalize, proponha uma oração ou remarque a reunião.

Comece e termine pontualmente a reunião, conduza-a sabiamente. Se sua reunião acontece de forma satisfatória e você recebe do grupo este feedback, parabéns você está no caminho certo!

Reprodução Autorizada desde que mantida a integridade dos textos, mencionado o autor e o site http://www.institutojetro.com/ e comunicada sua utilização através do e-mail artigos@institutojetro.com

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Título do artigo: Como conduzir uma reunião
Autor: Sibele Pistori da Silva Farias

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